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2016年10月20日

文書管理システム(ファイリングシステム)

ファイリングの実践の現場を視察しました。

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全ての情報、資料について、公開OR非公開をチェックする欄があり、そこから起案する。
そして、ルールに則って、ファイルしていく。
机の一番上の引き出しは、席を離れる時に作業している書類を入れることができるように、
普段は何も入れてはいけないのだそうです。

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図書館の書庫にきちんと整理されている資料を拝見しました。
バーコードですべてのファイルが管理されており、
パソコン上でどの資料がどこにあるのかを探し出せるようなシステム、しくみになっているとのことです。

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芦屋市においても、「永年保存」から「30年保存」に変更となり、
ファイリングについては改善が進んでいます。
「資料を如何に整理するのか」というのは自分を振り返ってみても、
永遠の課題ではないかと思うところです…。

芦屋市議会議員 中島かおりホームページへのリンク

posted by 中島かおり at 23:32 | かおり通信
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