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2019年12月05日

沖縄県公文書館

11月27日に訪れました。

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文書の保管・保存について
沖縄県文書管理システムの概要
クリーン作戦(文書等の一斉整理期間)

課内保管は1年間
その後、3年、5年、10年、20年の保存文書にわかれます。
保存期間満了後、廃棄か保存延長か決まっていくことになります。
その後、「沖縄県公文書館公文書等管理規程」に定める選別基準により
公文書館評価選別が行われ、
廃棄処分か、歴史的資料として保存するか決定されます。
沖縄県の特徴としては、
保存期間が満了したものは、
所管課で判断するのではなく、公文書館へ引き渡され、
公文書館にて判断されるとこのとです。

クリーン作戦(文書等の一斉整理期間)ですが、
行政の多様化と情報量の増加は、
適切な文書管理や良好な執務環境の確保等にも影響を及ぼすことから、
文書資料等の一斉整理及び室内の整理整頓を行い、
文書管理の適正を期すとともに、
快適な執務環境の確保に努め、
公務能率の向上を図ることを目的として
実施されています。
毎年、おおむね6月から9月までの期間となっています。
流れとしては、
不要文書の廃棄

執務環境の整理

保管文書の引継ぎ

公文書館への引き渡し

このクリーン作戦ですが、
昭和63年(旧庁舎時代)に新庁舎移転の取り組みとしてスタートしたとのことです。
各所属文書担当者を対象とした説明会を
毎年(本庁期間は5月、出先機関は6月頃)実施しています。

文書管理の適正化に向けた取り組みを
組織的に毎年行っているというのは
非常によい取り組みであると思います。

また、沖縄県にはすでに専門員の方がおられますので、
国が導入しようとしている「アーキビスト」についても
お伺いしてまいりました。

アーキビストが担う職務は
1.評価選別・収集
2.保存
3.利用
4.普及
の4つに大別されます。
沖縄公文書館では
1.受け入れ・評価選別
2.整理
3.修復・保存
4.閲覧
5.普及
の5つに食われて
6.施設管理
の6部門にわかれており、
一括交付金事業で
琉球政府デジタル・アーカイブ事業(RDA)が進められています。

因みに、琉球政府文書とは、
沖縄戦以降の占領統治下における立法、行政、司法の三権を有した琉球政府や
その前身機関によって作成された公文書であり、
現在、沖縄県公文書館に保管され、
沖縄の歴史を調査研究する研究者をはじめ広く県民などの利用に供されているものです。
全てが保管されているものです。

https://www3.archives.pref.okinawa.jp/GRI/
(沖縄県公文書館HPより)

館内及び書庫にもご案内頂きました。
沖縄県公文書館について、わかりやすく丁寧に書かれているものです。

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コピー機では冊子などになっている原本など傷むものもありますので、
読み取る機器もあります。

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クリーン作戦で引きあげてきた資料をまず保管しているフロアーがあり、
順番に選別しています。
また貴重な資料は、手袋をしないと触ってはいけないものもあります。

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丁寧に修復を担当しておられる部署もありました。

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「公文書」というものに非常に敏感に強い意識をもっている様が
どこからも伝わってくる大変充実した時間を過ごさせて頂きました。
県議会議員1年目にこちらを視察で訪れさせて頂けたことは
これからの議員活動においても印象深い出来事となりました。
ありがとうございました。
posted by 中島かおり at 19:38 | かおり通信
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